「第一志望から内定をもらったけれど、他社の選考も進んでいて迷っている」「承諾した後に、やっぱり気が変わった」――転職活動をしていると、内定を辞退する場面は珍しくありません。
辞退そのものは悪いことではありません。ただ、伝え方を間違えると角が立ったり、トラブルになったりします。逆に、きちんと伝えれば「今回はご縁がなかったけれど、誠実な人だった」という印象で終われます。
この記事では、内定辞退の伝え方を、電話のスクリプトとメールの例文つきで解説します。
内定辞退は、決めたらすぐに伝える
辞退で一番大切なのはスピードです。目安は、辞退を決めたその日か、翌営業日まで。
企業は、あなたが入社する前提で動いています。採用には広告費や紹介手数料、面接官の人件費など大きなコストがかかっていますし、内定が出れば受け入れ準備や備品の手配も始まります。あなたを採用する代わりに、他の候補者へ不採用を伝えている場合もあります。
辞退の連絡が遅れるほど、企業が次の候補者を探す時間はなくなります。逆に早ければ、補充の採用や次点の候補者への声かけが間に合います。「言い出しにくいから」と先延ばしにするのが、実は一番相手に迷惑をかけるパターンです。まだ迷っている段階なら、承諾期限の延長を相談する手もあります（後述します）。
伝え方の基本：誰に・どの手段で伝えるか
エージェント経由で応募した場合は、まずエージェントへ
転職エージェント経由の応募なら、企業に直接連絡はしません。最初に担当エージェントへ辞退の意向を伝えるのがルールです。エージェントが企業側への連絡とお詫びを引き受けてくれます。
このとき、エージェントには辞退理由を率直に話して大丈夫です。条件面など言いにくい理由でも、角の立たない形に整えて企業へ伝えてくれます。エージェントを通さず企業と直接やり取りすると話がこじれる原因になるので、避けましょう。
直接応募の場合は、電話が基本
企業へ直接応募した場合は、自分で連絡します。基本は電話です。声で直接お礼とお詫びを伝えることで、誠意が伝わります。
- 担当者に電話し、辞退の意向とお礼を伝える
- 不在でつながらない場合は、先にメールで意向を伝え、改めて電話する旨を添える
- 電話の後にも、確認とお礼のメールを1通送っておくと丁寧で、記録にも残る
電話は相手の営業時間内に。始業直後・昼休み・終業間際など忙しい時間帯は避けましょう。
電話での伝え方（スクリプト例）
何を言えばいいか分からない、という人のために、電話の流れを例にします。
「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇職の選考で内定をいただきました、山田太郎と申します。人事ご担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか」
（担当者に代わったら）
「このたびは内定をいただき、誠にありがとうございました。大変申し上げにくいのですが、熟考した結果、今回は内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。選考では貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり、申し訳ございません」
ポイントは3つ。結論を先に言うこと、お礼とお詫びをセットで伝えること、理由は聞かれたら簡潔に答え、言い訳を並べないことです。
メールで伝える場合の例文
電話がつながらない場合や、電話の後の確認用にはメールが有効です。例文を2パターン用意しました。
例文1：承諾前に辞退するメール
件名：内定辞退のご連絡（〇〇職・山田太郎）
〇〇株式会社
人事部 〇〇様お世話になっております。〇〇職に応募いたしました山田太郎です。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変心苦しいのですが、慎重に検討した結果、今回は内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。選考では貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となり申し訳ございません。
本来であればお電話でお伝えすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
山田太郎（電話番号：090-XXXX-XXXX）
例文2：内定承諾書を提出した後に辞退するメール
承諾後の辞退は、より丁寧なお詫びが必要です。
件名：内定辞退のお詫び（山田太郎）
〇〇株式会社
人事部 〇〇様お世話になっております。先日、内定承諾書を提出いたしました山田太郎です。
このたびは内定をいただき、また入社に向けてご準備を進めていただいている中、大変申し訳ございません。承諾書を提出した後ではありますが、家庭の事情も含め改めて検討した結果、どうしても入社が難しく、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。ご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。
本来であれば直接お電話すべきところ、取り急ぎメールにてご連絡いたしました。改めてお電話でもご連絡いたします。
山田太郎（電話番号：090-XXXX-XXXX）
辞退理由の伝え方：深掘りされにくい無難な言い方
辞退理由は、正直にすべてを話す必要はありません。角が立たず、深掘りされにくい理由の例を挙げます。
- 「自分の経験がより活かせる機会を、別でいただいたため」
- 「勤務地や働き方の条件が、希望に合致する会社に決めたため」
- 「家庭の事情で、働き方を見直す必要が出たため」
言いにくい本音は、次のように言い換えるのがコツです。
- 「給与が低いから」→「条件面も含めて総合的に検討した結果、今回は見送らせていただくことにしました」
- 「仕事内容がイメージと違った」→「自分のキャリアの方向性を改めて考えた結果、別の道に進むことにしました」
- 「会社の評判が気になった」→そもそも口にしない。企業へのネガティブな評価は、辞退理由として伝えないのが正解です
深掘りされたら、同じ表現を繰り返して大丈夫です。「大変心苦しいのですが、諸事情によりまして」の一言で、それ以上踏み込まない姿勢を保ちましょう。理由をコロコロ変えると、かえって不信感を持たれます。
複数内定で迷っているときの判断軸
辞退するかどうか自体を迷っているなら、次の軸で条件を比べてみてください。
- 年収・待遇：基本給だけでなく、賞与の実績や残業代の扱いまで含めて比べる
- 仕事内容と成長機会：3年後にどんなスキル・経験が身についているか
- 働き方：残業時間の実態、リモートワークの可否、転勤の有無
- 人と社風：面接で会った上司や同僚と働くイメージが持てるか
- 将来性：事業や業界に伸びしろがあるか
期限までに決めきれなければ、「他社の選考結果を待って判断したいので、〇日までお待ちいただけますでしょうか」と正直に延長を相談しましょう。事情を話せば待ってもらえることも多く、無断で引き延ばすより印象はずっと良くなります。
やってはいけない内定辞退の仕方
最後に、印象を大きく悪くする・トラブルになりやすいパターンをまとめます。
- 音信不通になる → 企業もエージェントも状況が分からず、最も印象が悪い
- 辞退を伝えないまま入社日を迎える → 受け入れ側は当日になって初めて知ることに。混乱が大きく、トラブルに発展しやすい最悪のパターン
- 承諾書を提出したまま放置する → 企業は入社前提で準備を進め続ける。気持ちが変わったら放置せず、早めに連絡を
- SNSで不用意な発言をする → 「A社の内定蹴った」のような投稿はスクリーンショットで広まることがある。本人名義でなくても特定されるリスクがある
法律の考え方だけ、ざっくり確認
「承諾書まで出したのに辞退して大丈夫？」と不安な人向けに、一般論だけ紹介します。
判例や厚生労働省の解説では、採用内定は「始期付解約権留保付労働契約」――入社日を始期として、一定の事由があれば解約できる条件付きの労働契約が成立する、と解されることが多いとされています。
そのうえで、働く人には職業選択の自由があり、企業が入社を強制することはできません。期間の定めのない雇用契約については、民法627条1項で、辞退（解約）の申入れから2週間が経過すると契約は終了すると定められています。
ただし、厚生労働省のQ&Aでは、辞退は「基本的に問題ない」としつつ、あまりに信義則に反する場合は損害賠償を求められる可能性も指摘されています。入社直前の辞退や、承諾したまま長く放置した末の辞退は、企業側の準備コストも大きく、トラブルになりやすい場面です。「辞退自体はできる。でも、決めたら早く・誠実に」が結論です。
※この記事は一般的な情報の紹介です。個別のケースで判断に迷う場合は、総合労働相談コーナーや弁護士など、専門の窓口に相談してください。
辞退した会社と円満に終わるコツ
円満に終わるかどうかは、最後のひと手間で決まります。
- 連絡は「お礼→辞退の結論→お詫び」の順で、短くても誠実に
- 選考で印象に残った点や、感謝していることを具体的に伝える
- 「また機会があれば、ご縁をいただけますと幸いです」など、将来の可能性を閉ざさない言い方をする
辞退した会社に数年後、再応募したり、転職先の取引先として関わったりするケースは珍しくありません。業界は意外と狭いものです。エージェント経由なら、担当エージェントへのお礼も忘れずに。
まとめ
内定辞退で大切なのは、決めたら早く、伝える相手と順序を間違えず（エージェント経由ならエージェントへ、直接応募なら電話で）、お礼とお詫びを添えて誠実に伝えることです。これだけで、ほとんどの場合は角が立たずに終われます。
逆に、内定を受けて入社する会社の手続きや準備については、「内定後にやるべきこと｜退職交渉・入社準備で失敗しないための完全ガイド」の記事で解説しています。承諾する会社が決まったら、そちらもあわせてチェックしてみてください。
断るのは勇気がいりますが、先延ばしが一番相手に迷惑をかけます。きちんと伝えることが、転職を成功させる最後のステップです。